Le SIRH (Système d'Information de Ressources Humaines) est devenu un outil indispensable pour les entreprises modernes. Il permet de gérer une multitude de données relatives aux employés. Qu'est-ce que le SIRH? Comment fonctionne ce logiciel et quels sont les avantages qu'il offre aux services des ressources humaines ?
Le SIRH, c'est quoi, concrètement ?
Un SIRH est un système informatisé innovant qui gère toutes les données relatives aux employés d'une entreprise. Il permet non seulement de stocker, mais aussi de traiter et de gérer toutes les informations liées au personnel.
Le logiciel SIRH peut être utilisé pour suivre les performances des employés, planifier les horaires de travail, gérer les absences, les congés, les salaires et les avantages sociaux. Dans la plupart des entreprises, ce logiciel est celui auquel a recours le service des ressources humaines pour gérer les informations liées aux employés.
Le logiciel SIRH fonctionne en collectant des données à partir de différentes sources. Il pourrait s'agir de :
- Formulaires de demande de congé.
- Fiches de paie.
- Rapports de performance.
- Anciennes fiches d'évaluation.
L'outil stocke ensuite ces informations dans une base de données centrale. Ces informations seront traitées et consultées par les employés habilités à le faire. Les employés peuvent accéder partiellement à leurs informations personnelles, telles que les périodes de congés payés et leurs fiches de paie.
Une multitude d'outils SIRH disponibles sur le marché
Il existe trois types de SIRH qui sont les plus répandus dans la gestion des collaborateurs. Chacun comporte des avantages qui vous permettront de choisir le plus adapté à votre entreprise.
Le SIRH SaaS (software as a service).
Encore appelé SIRH cloud, il s'agit d'un logiciel qu'on loue auprès d'un éditeur. En échange d'un abonnement, l'éditeur offre une maintenance et une amélioration constante du système. Ce service est de ce fait accessible depuis n'importe quel écran, que ce soit un téléphone ou un ordinateur.
Par ailleurs, grâce à son interface de programmation d'application, il est possible de combiner et de développer le SIRH avec d'autres applications.
Le SIRH en mode ASP
Ici, tout comme pour le modèle précédent, c'est l'éditeur qui se charge d'héberger le service. En mode ASP, le SIRH est une application qu'il faut installer. Il nécessite toutefois une connexion internet pour fonctionner.
Dans cette version, vous ne pourrez pas relier le SIRH à d'autres solutions. C'est la différence avec le SaaS. Par contre, vous pourrez toujours acheter une licence d'exploitation perpétuelle pour gérer de façon autonome votre logiciel.
Le SIRH On-Premise
Cette version du SIRH est celle qui inspira les autres. Le logiciel est hébergé et installé directement sur l'infrastructure réseau du client. Il est donc entièrement propriétaire de son logiciel. Il lui faudra en outre acheter des licences pour les collaborateurs.
Cependant, cette méthode présente quelques inconvénients qu'il convient de souligner. Étant entendu que vous gérez seul votre SIRH, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance de votre réseau. Cela pourrait entraîner la perte des données collectées.
Il vaudrait donc mieux en confier la gestion à un éditeur qui saura pallier ce genre de situations malencontreuses.
Une meilleure gestion de la paie et du temps
Le module de paie est l'un des modules les plus importants d'un outil SIRH. Il permet de gérer les salaires, les cotisations sociales, les taxes, les avantages en nature.
Le logiciel peut générer automatiquement les bulletins de paie pour chaque employé, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les risques d'erreurs. C'est un moyen idéal de contrer les problèmes comptables qui sont de véritables limites du management.
Le module de gestion de temps, quant à lui, permet de gérer les heures de travail des employés. Il permet notamment de suivre les entrées et sorties, les pauses, les heures supplémentaires, les absences ou les congés.
Le logiciel peut aussi générer des rapports d'activité pour chaque employé, ce qui permet de mieux comprendre leur productivité. C'est un avantage fabuleux en cas de désignation d'un employé du mois.
Une gestion optimale des périodes de congés et de formations
Le SIRH comporte un module de gestion des congés. Il permet entre autres de gérer les demandes de congés des employés, ainsi que les autorisations de congé délivrées. Le logiciel peut suivre les soldes de congé de chaque employé, ce qui permet aussi d'éviter les erreurs de comptabilité.
Le module de gestion des formations permet de gérer les demandes de formation des employés. Les autorisations sont automatisées quant aux besoins des collaborateurs.
Le logiciel évalue les formations suivies par chaque employé. Les compétences acquises sont notifiées. Cela permet non seulement de mieux gérer leurs compétences, mais aussi d'assurer une bonne évolution de leurs carrières.
Un outil de gestion de compétences et de recrutement
Grâce à une option de gestion des compétences, le SIRH permet de suivre les compétences de chaque employé. En fonction des postes disponibles, les compétences requises sont étudiées chez chaque employé. Il est donc possible de savoir quel collaborateur s'en sortirait mieux que les autres à un poste donné. Le logiciel peut, par ailleurs, générer des rapports de compétences pour chaque employé, ce qui permet de mieux comprendre leurs forces et leurs faiblesses.
Pour les recrutements, le SIRH permet de gérer les processus de recrutement, depuis la publication des offres d'emploi jusqu'à la sélection des candidats. Le logiciel génère aussi des rapports de recrutement pour chaque poste.
Vous l'aurez compris, vous avez plusieurs bonnes raisons de vous doter du système d'information de ressources humaines. Si vous avez encore des doutes, des cabinets de professionnels tels que convictionsrh.com vous apporteront des éclaircissements. Il ne vous restera plus qu'à choisir votre modèle et à contacter un éditeur.