Les enjeux de la gestion administrative du personnel
Face aux constantes évolutions du contexte légal régissant la gestion administrative du personnel, les entreprises doivent faire preuve de grande vigilance. Tout manquement aux diverses réglementations pourrait ainsi faire courir un risque pour la société. Il est donc primordial que cette gestion s'inscrive dans le cadre d'une stratégie globale.
Parmi les principales missions confiées au service du personnel figurent notamment la gestion des contrats de travail, le suivi des dossiers individuels, la gestion des temps (travail, repos, périodes de congés) et bien sûr la paie. Les dirigeants leur demandent également de fréquentes études et l'établissement de tableaux de bord afin de disposer d'indicateurs nécessaires au bon pilotage de l'entreprise.
Avec la montée en puissance de la digitalisation, les entreprises peuvent désormais s'appuyer sur des solutions logicielles efficaces. Certaines d'entre elles sont même libres de droits ! Par exemple, vous pourrez trouver un logiciel pour organigramme et clés gratuit. Si vous désirez en savoir plus, cliquez ici !
Les avantages des solutions logicielles
L'introduction d'une solution informatique performante va immédiatement libérer les équipes des tâches sans grande valeur ajoutée et souvent chronophages. On pense notamment à toutes ces saisies inutiles. Du temps supplémentaire sera ainsi disponible pour des tâches plus intéressantes et productives. L'automatisation harmonise également les processus RH. La centralisation des données permet quant à lui un meilleur partage de l'information. Tout ceci participe à augmenter la transparence du service au sein de l'entreprise et augmente sensiblement son niveau de performance.
Ainsi, un logiciel organigramme, intégré à SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines), introduira la notion de hiérarchie dans les échanges informatiques. Il reproduira automatiquement l'organigramme de l'entreprise à partir des dossiers du personnel. Cela s'avère utile pour la validation des congés par le supérieur hiérarchique ou encore la gestion des demandes de formation.
Quel est le lien entre la gestion administrative et la paie ?
Gérer la partie administrative revient à collecter et à gérer les données du personnel de l'entreprise. Par conséquent, elle dispose des informations nécessaires à l'établissement des fiches de paie. De plus, la gestion de la paie nécessite un niveau de confidentialité élevé. Paie et administratif sont donc intimement liés !
Dans la pratique, chaque collaborateur est informatiquement suivi. Le service RH collecte des données depuis son recrutement jusqu'à sa sortie des effectifs. Les divers événements (comme par exemple un changement de poste, des formations, la prise de congés ou un changement familial majeur) y sont aussi annotés. Vous comprenez alors que la mise à jour de ces dossiers individuels est bien évidemment une tâche lourde au quotidien. Une solution informatique performante pourra vous aider et sécuriser vos données. Si vous n'êtes pas convaincu, imaginez-vous alors devoir gérer un millier de salariés avec des dossiers papiers et vos crayons comme au siècle dernier !
Établir une paie juste (tant sur le plan comptable que réglementaire) est une des obligations d'une entreprise. Dans le cas contraire, elle peut s'exposer à de grandes sanctions. Le service affecté à cette tâche doit donc pouvoir s'appuyer sur des données de qualité afin de mener à bien sa mission.