Il y a aujourd'hui beaucoup de dématérialisation dans les processus administratif, c'est un concept à la mode: encore faut-il que les solutions informatiques trouvées facilitent réellement la vie des utilisateurs et leur apporte la visibilité et les avantages requis pour optimiser leurs pratiques. La gestion des absences et congés ne devrait pas être un sujet sur lequel il y a une grosse charge administrative, car les règles sont claires, d'ordre légal, et applicables dans toutes les sociétés. Pourtant, beaucoup de gestion de ce type reste pénible, la connexion avec la paie parfois chaotique, et les retraitements de l'information restent nombreux. Un
logiciel gestion congés intégré, interfacé avec la paie et paramétrable en fonction des pratiques précises de la société est le moyen de parvenir à simplifier ce processus incontournable.
Les enjeux du suivi des congés et absences
La prise en compte des données de présence et d'absence est un élément fondamental du management d'équipe, même si les outils d'aujourd'hui doivent rendre ce suivi simple et efficace. Un
logiciel RH absences bien conçu saura intégrer des éléments en temps réel, projeter les droits à congés et absences, éditer des rapports pouvant servir à la gestion des Ressources Humaines, et intégrer des informations pour le cycle de paie. Les absences sont de différents types, certaines requérant la validation du manager, d'autres un justificatif de l'absence, comme c'est le cas de l'absence maladie. Les absences comme les congés et les RTT requièrent le suivi d'un compteur de droits qui soit s'incrémenter et se mettre à jour selon les prises validées. Pour suivre en temps réel et adapter les ressources nécessaires aux vraies données de l'absentéisme, il est essentiel aujourd'hui de bénéficier d'une solution informatisée en temps réel. Pour plus d'éléments d'information,
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La dématérialisation et la solution intégrée
On oublie désormais les formulaires d'absence papier pour s'orienter vers un workflow de validation de ces absences, qui mettra en direct à jour le compteur afférent. Que ce soit pour le salarié lui même, et la visibilité qu'il a de ses propres droits, ou bien le manager qui peut gérer les plannings de toutes ses équipes, ou encore le chargé de RH qui pourra éditer les données ou apporter sa validation à des absences spécifiques répertoriées, tous les intervenants ont une vision transparente des données parfaitement actualisées. Une solution intégrée de
logiciel gestion absence également l'avantage d'éviter plusieurs saisies de la même information pour différents process, en limitant ainsi le nombre d'erreurs ou d'incohérences potentielles. Pour ce qui est de ses congés, le salarié fera la saisie des dates une seule fois, et l'info sera disponible pour tous les processus, le reporting, et la paie sans avoir à être rentrée une seconde fois.
Faire le choix de la bonne solution
Pour s'orienter vers la meilleure solution de
logiciel RH congés, il es important de visualiser plusieurs démonstrations pour regarder en quoi l'ergonomie, les processus décrits, le design répondent aux attentes de la société. Il peut y avoir des outils très perfectionnés, avec des possibilités énormes, qui pour autant ne correspondent pas au besoin. Il n'est pas utile de se suréquiper par principe, il faut plutôt regarder comment les utilisateurs vont interagir avec la solution compte tenu des processus en vigueur dans la société. Une solution clé en main est toujours préférable à une solution nécessitant beaucoup de développements spécifiques, car cela a un cout à la conception et au maintien par la suite.
